Integritetspolicy

Den här integritetspolicyn beskriver hur Switchboard AI (”tjänsten”, ”vi”), som drivs av [operatörens juridiska namn], org.nr [org.nr], [adress], behandlar personuppgifter – både för dig som använder tjänsten och för dem som ringer till våra kunder. Vi följer dataskyddsförordningen (GDPR) och kompletterande svensk lag.

1. Vem ansvarar för uppgifterna?

• Företaget du ringer till — är personuppgiftsansvarigt för uppgifter om den som ringer – till exempel telefonnummer, samtalet och meddelanden. Vi är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna enbart enligt kundens instruktioner och vårt personuppgiftsbiträdesavtal.
• Vi — är personuppgiftsansvariga för kontouppgifter om kundens användare, för fakturering och för säkerhetsloggar.

2. Personuppgifter vi behandlar

• Uppringarens telefonnummer — och tidpunkt för samtalet, för att koppla samtal, visa samtalshistorik och kunna ringa tillbaka.
• Samtalsljud — strömmas i realtid till taligenkänning och talsyntes medan samtalet pågår. Vi spelar inte in och sparar inte ljudet.
• Utskrifter av AI-samtal — det som sägs mellan uppringaren och AI-receptionisten samt en sammanfattning, så att kunden kan följa upp samtalet och kollegan som tar över vet vad det gäller.
• Utskrifter av samtal med kollegor — endast om kunden har slagit på lärande och uppringaren först har fått höra kundens samtyckesmeddelande. Utskriften används för att föreslå förbättringar av kunskapsbasen, som en administratör hos kunden granskar innan något börjar användas.
• Meddelanden — namn, nummer och ärende som AI:n antecknar när ingen kan svara.
• Kontouppgifter — namn, e-post, mobilnummer och inloggningsuppgifter för kundens användare, samt roller och närvarostatus i pooler.
• Betalningsuppgifter — fakturaadress, momsregistreringsnummer och betalkort. Kortuppgifter hanteras av Stripe och når aldrig våra servrar.
• Teknisk data — IP-adress, webbläsare och loggar som behövs för säkerhet och drift.

3. Ändamål och rättslig grund

• Fullgörande av avtal — för att leverera tjänsten: svara på, koppla och logga samtal samt administrera konton och betalningar (art. 6.1 b).
• Kundens instruktioner — uppgifter om uppringare behandlar vi på kundens uppdrag. Kunden ansvarar för att ha en rättslig grund och för att informera dem som ringer (art. 28).
• Rättslig förpliktelse — för bokföring av våra egna fakturor enligt bokföringslagen (art. 6.1 c).
• Berättigat intresse — för säkerhet, felsökning och för att förhindra missbruk (art. 6.1 f).

4. AI, transkribering och lärande

AI-receptionisten bygger sina svar på den kunskapsbas och de ärendetyper som kunden själv har lagt in. Enligt våra avtal med underbiträdena används samtalsdata inte för att träna deras AI-modeller.

Lärande från samtal med kollegor är avstängt som standard. När kunden slår på det läses ett samtyckesmeddelande, som kunden själv formulerar, upp för uppringaren innan samtalet kopplas vidare. Bara de samtalen transkriberas, och förslag som bygger på dem används först när en administratör hos kunden har godkänt dem.

5. Personuppgiftsbiträden

Vi anlitar följande underbiträden, alla under biträdesavtal:

• Google Cloud — drift och lagring inom EU, taligenkänning (speech-to-text), talsyntes (text-to-speech) och Vertex AI.
• Anthropic — AI-modellen Claude, som tolkar samtalet och formulerar svaren.
• Twilio — telefoni: telefonnummer, samtalskoppling och ljudströmmar.
• Stripe — betalningar och kortuppgifter.
• Amazon Web Services — utskick av e-post och SMS med inloggnings- och verifieringskoder.

Vi säljer aldrig personuppgifter. Om ett underbiträde behandlar uppgifter utanför EU/EES sker överföringen med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller EU–US Data Privacy Framework.

6. Lagringstid

Samtalslogg, utskrifter och meddelanden sparas så länge kunden har ett aktivt konto eller tills kunden raderar dem. När ett konto avslutas raderas uppgifterna inom 90 dagar. Fakturaunderlag sparas i sju år enligt bokföringslagen och säkerhetsloggar i upp till tolv månader.

7. Säkerhet

All trafik krypteras med TLS. API-nycklar och andra hemligheter lagras krypterade, varje kunds data hålls åtskild på databasnivå och åtkomst styrs av roller. Användare kan skydda kontot med tvåstegsverifiering eller passkey.

8. Dina rättigheter

Du har rätt att begära tillgång till, rättelse eller radering av dina uppgifter, att begränsa eller invända mot behandlingen och att få ut dem i ett portabelt format. Har du ringt till en av våra kunder vänder du dig i första hand till det företaget – vi hjälper dem att besvara din begäran. Du kan också lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Kontakta oss på privacy@example.com.

9. Ändringar

Vi kan uppdatera policyn. Väsentliga ändringar meddelas i tjänsten innan de börjar gälla.

Kontakt: privacy@example.com